Zeiterfassung nicht mandatsbezogen

[Gast1904]

Moin,

ich bin jetzt seit ein paar Monaten im Berufsleben und mir drängt sich die Frage auf, wie ich mit Zeiten umgehen soll, die nicht produktiv sind, die ich aber auch nicht komplett am Handy hocke und nichts tue.

Beispiele: 
Kaffee holen
Auf Toilette gehen
Kurze Gespräche mit Kollegen (ein längerer Freizeitplausch wird natürlich nicht erfasst)

Das sind Zeiten, zu denen ich im Büro bin und die ja für mein Funktionieren als Arbeitnehmer auch essentiell sind. Daher will ich sie auch erfassen, da es eben meines Erachtens geleistete Stunden sind. Ist ja in jedem Job ohne Zeiterfassung auch so. Gleichzeitig tue ich mich jetzt schwer, in die Zeiterfassung reinzuschreiben "4 Kaffee geholt, 3 mal auf Toilette gewesen, ...".

Wie handhabt ihr das? Wenn jemand Ideen hat, wie man solche Zeiten benennen kann, immer her damit. 

Danke vorab!

[Etbi]

Sowas erfasst man nicht als Zeiteintrag. Du wirst entweder ausgelacht oder handelst dir noch mahnende Worte vom Partner ein.

[Gast1904]

Deswegen ja die Frage nach geschickten Formulierungen.

Bei uns sind auch Zeiten, die nicht billable sind, bonus- und überstundenrelevant. Daher will ich die Zeiten auf jeden Fall erfassen. Wenn mein Chef das nicht gut findet, wird er mir das schon sagen.

[Ex-GK]

Aus Interesse: was schreibst Du denn als narrative auf, wenn bei euch ernsthaft Toilettengänge und Kaffee holen (mehr als 15 Minuten täglich kann das ja nur selten sein) aufgeschrieben werden? Hab noch nie gehört, dass sowas aufgeschrieben wird. Unproduktive Zeiten gibt es so gesehen nicht, wenn doch, dann ist halt nicht genug zu tun, was allerdings ein Thema des Partners (Teamauslastung) ist - entweder Du macht etwas kanzlei- oder mandatsbezogenes. Know-How, BD, Artikel schreiben, Orga, all sowas schreibt man als non-billable auf. Wenn Du Leerlauf hast, dann erwarten Partner eigentlich, dass man sich proaktiv Arbeit sucht. Ggf. mit dem Partner sprechen, was Du machen kannst, um Deine Kapazitäten auszulasten.

[Egal]

Interessante Antworten.

Arbeitsrechtlich ist der Gang zur Toilette Arbeitszeit. In jeder Kanzlei mit Zeiterfassung sollte es für solche Leerlaufzeiten eine eigene Zeitart geben wie "Verwaltung", "allgemeine Eigenverwaltung" o.ä.
Was im Detail du gemacht hast, interessiert niemanden und schreibst du daher auch nicht rein. Den Chef geht es nichts an und er will auch auch nicht wissen, wenn du Dünnpfiff hattest und daher heute 30 Minuten auf dem Klo verbracht hast. Trotzdem darfst du diese Zeit als Arbeitszeit eintragen. In den meisten Kanzleien gibt es einen unausgesprochenen Prozentsatz, bis zu dem solche Zeiten toleriert werden. Niemand billt 100% seiner Anwesenheitszeit.

[Ex-GK]

War ungenau, aber genau das meine ich. Es gibt in dem Sinne keinen Leerlauf, sondern man schreibt Admin oder sowas in der Art auf. Ich bin jetzt seit 2 Jahren nicht mehr in einer Kanzlei und weiß nicht, ob sich seitdem geändert was geändert hat, aber in größeren Einheiten ging es beim Zeiten aufschreiben vorwiegend nicht darum, seine Arbeitszeiten zu erfassen wegen Überstunden oä (mein Arbeitsvertrag hatte nicht mal eine Wochenstundenanzahl) - daher war es generell eher schlecht, wenn man verhältnismäßig viele non-billable Zeiten hatte. Wenn man mit einem Kollegen plaudert, dann ist das eben "Leerlauf", der einfach nicht aufgeschrieben wird, auch, wenn es innerhalb der Arbeitszeiten stattfindet. Toilettengänge usw. wurden nie gesondert aufgeführt und es hat einfach auch keinen gejuckt. Wenn man tatsächlich regelmäßig einfach gar nichts zu tun hat, nicht mal allgemeine Admin oä, dann sollte man das mE ansprechen und seine Auslastung steuern.

Nebenbei: Das muss man nicht gut finden, aber die Realität vieler angestellter Kanzleianwälte ist nun mal, dass Arbeitszeitgesetze keine besondere Rolle spielen - man hört so oft auch in Unternehmen "solange der Gesetzgeber keine Vorgaben macht, wie die Arbeitszeit konkret zu erfassen ist, machen wir hier gar nichts" - original von einem Betriebsratsvorsitzenden gehört. Solange man genug billables generiert, interessiert eh keinen, was man an non-billable Arbeit macht (klar, sowas spielt manchmal in den Bonus rein, aber da muss man idR schon bisschen mehr non-billable machen, als mal einen Artikel veröffentlichen, dass es relevant ist).

[Homer S.]

Deswegen ja die Frage nach geschickten Formulierungen.

Bei uns sind auch Zeiten, die nicht billable sind, bonus- und überstundenrelevant. Daher will ich die Zeiten auf jeden Fall erfassen. Wenn mein Chef das nicht gut findet, wird er mir das schon sagen.

Sicher, dass diese Aussage sich nicht darauf bezieht, dass das die Stunden sind die du als  (potentiell) billable aufschreibst und die nachher vom Partner gestrichen werden, also faktisch nicht gebillt werden? 

So war das bei uns. Dann gab es Sonderfälle, die Bonus relevant waren, zB "Aufsatz / Kommentar / Partnerwunsch". Aber ob du Admin Sachen aufschreibst juckt nicht. 

Ich hatte aber das Gefühl, das manche bei billable sehr kreativ waren. Kannst schließlich auch auf dem Klo nachdenken...

[Patenter Gast]

Arbeitsrechtlich ist der Gang zur Toilette Arbeitszeit (...) "allgemeine Eigenverwaltung" 

Ich würde es absolut feiern, wenn jemand den Gang zur Toilette mit "0,2 allgemeine Eigenverwaltung" eingibt 

Zur Frage selbst: Du denkst zu kleinteilig. Am Anfang habe ich auch versucht diesen non-billable Kram super präzise zu erfassen. Irgendwann habe ich gemerkt, dass es niemanden interessiert und einfach die fehlende Zeit im System mit "review case law" oder "studying new legal developments" aufgefüllt. Da bin ich halt durch beck-online bzw. juve gesurft und in der BILD stehen ja auch manchmal News zu Gerichtsprozessen.   ein non-billable matter wegen eines Klogangs oder Kaffee holen zu unterbrechen, ist nun wirklich zu viel des Guten. Nach 1-2 Jahren geht dir auch jede Kreativität diesbzgl. flötten und du füllst einfach jede Lücke mit "review case law" auf und gut ist. Solange die Arbeit und die billables stimmen, juckt es keinen Partner, ob du nun beck-online liest oder auf dem Klo hockst.

[Egal]

Arbeitsrechtlich ist der Gang zur Toilette Arbeitszeit (...) "allgemeine Eigenverwaltung" 

Ich würde es absolut feiern, wenn jemand den Gang zur Toilette mit "0,2 allgemeine Eigenverwaltung" eingibt 

Zur Frage selbst: Du denkst zu kleinteilig. Am Anfang habe ich auch versucht diesen non-billable Kram super präzise zu erfassen. Irgendwann habe ich gemerkt, dass es niemanden interessiert und einfach die fehlende Zeit im System mit "review case law" oder "studying new legal developments" aufgefüllt. Da bin ich halt durch beck-online bzw. juve gesurft und in der BILD stehen ja auch manchmal News zu Gerichtsprozessen.   ein non-billable matter wegen eines Klogangs oder Kaffee holen zu unterbrechen, ist nun wirklich zu viel des Guten. Nach 1-2 Jahren geht dir auch jede Kreativität diesbzgl. flötten und du füllst einfach jede Lücke mit "review case law" auf und gut ist. Solange die Arbeit und die billables stimmen, juckt es keinen Partner, ob du nun beck-online liest oder auf dem Klo hockst.

Man schreibt natürlich nicht die 0,2 auf, sondern fast es am Ende des Tages zusammen.
Schade, dass keiner die Frage des TE ernsthaft beantworten kann. Sie mag komisch erscheinen, aber offenbar kennt derjenige/diejenige die Gepflogenheiten dazu nicht und traut sich nicht, einem Kollegen diese Frage zu stellen.

@TE: du hast mehrere Leerlaufzeiten (= nonbillable hours) am Tag, egal worum es sich dabei genau handelt. Die fasst du pi mal Daumen am Ende des Tages unter der bei euch dafür relevanten Zeitart zusammen ohne Details zu benennen. Keinen interessiert es, ob du auf Toilette warst, dir einen Kaffee geholt hast oder 5 Minuten mit dem Kollegen privat gequatscht hast.

[Ex-GK]

Arbeitsrechtlich ist der Gang zur Toilette Arbeitszeit (...) "allgemeine Eigenverwaltung" 

Ich würde es absolut feiern, wenn jemand den Gang zur Toilette mit "0,2 allgemeine Eigenverwaltung" eingibt 

Zur Frage selbst: Du denkst zu kleinteilig. Am Anfang habe ich auch versucht diesen non-billable Kram super präzise zu erfassen. Irgendwann habe ich gemerkt, dass es niemanden interessiert und einfach die fehlende Zeit im System mit "review case law" oder "studying new legal developments" aufgefüllt. Da bin ich halt durch beck-online bzw. juve gesurft und in der BILD stehen ja auch manchmal News zu Gerichtsprozessen.   ein non-billable matter wegen eines Klogangs oder Kaffee holen zu unterbrechen, ist nun wirklich zu viel des Guten. Nach 1-2 Jahren geht dir auch jede Kreativität diesbzgl. flötten und du füllst einfach jede Lücke mit "review case law" auf und gut ist. Solange die Arbeit und die billables stimmen, juckt es keinen Partner, ob du nun beck-online liest oder auf dem Klo hockst.

Man schreibt natürlich nicht die 0,2 auf, sondern fast es am Ende des Tages zusammen.
Schade, dass keiner die Frage des TE ernsthaft beantworten kann. Sie mag komisch erscheinen, aber offenbar kennt derjenige/diejenige die Gepflogenheiten dazu nicht und traut sich nicht, einem Kollegen diese Frage zu stellen.

@TE: du hast mehrere Leerlaufzeiten (= nonbillable hours) am Tag, egal worum es sich dabei genau handelt. Die fasst du pi mal Daumen am Ende des Tages unter der bei euch dafür relevanten Zeitart zusammen ohne Details zu benennen. Keinen interessiert es, ob du auf Toilette warst, dir einen Kaffee geholt hast oder 5 Minuten mit dem Kollegen privat gequatscht hast.

Ich habe tatsächlich eine ernste Antwort gegeben. Wäre vielleicht gut zu wissen, in was für einer Art Kanzlei der TE arbeitet und wofür die Stunden erfasst werden. Aus meiner GK-Brille ist Leerlauf nicht mit nonbillable gleichzusetzen. Klogänge etc erfasst man weder als non-billable, noch sonst wie. Wenn man Pläuschchen hält, schreibt man idR nichts davon auf, weder als nonbillable, noch als Admin. Zeiterfassung in der GK ist nicht wie eine Arbeitszeiterfassung in einem Unternehmen zB, jedenfalls meiner Erfahrung nach. Da interessieren einfach keinen die Arbeitsstunden, sondern ausschließlich billables und/oder sinnvolle non-billables. Non-billable Aktivitäten, die tatsächlich bonusrelevant sind, haben auch mit Leerlauf/Admin nichts zu tun. Kurzum: Klogänge etc. werden mE einfach unter der Tätigkeit, die man in dem Zeitraum gerade macht, erfasst (wenn ich zB gerade mandatsbezogen arbeite und aufs Klo gehe, dann schreib ich da auch keine 3 Minuten für Admin auf).

Ergänzung: je nach Zeiterfassungssystem/Zweck muss man trotzdem einen Satz dazu verlieren, was man als "Admin" kategorisiert hat (Matter und Narrative sind jeweils zu erfassen). Daher gibt es in dem Sinne oft keinen "Leerlauf" und mit "Admin" hat man immer noch nicht spezifiziert, was genau man eigentlich gemacht hat. Wenn man absolut nichts zu tun hat, dann kann man zB unter nonbillable die Matter "Admin" erfassen und schreibt in die Narrative sowas wie "Dokumentenorganisation" oder sonst was. Jedenfalls ist das meine Erfahrung mit Zeiterfassung in GKen.