E Akte Vor- und Nachteile

[spike]

Hallo,

was denkt ihr sind die Vor- und Nachteile der E Akte?

Kann jemand vielleicht von seiner praktischen Erfahrung berichten?

[Rechtsanwalt]

Die E-Akte bietet halt den Vorteil, dass man - insbesondere jetzt in Corona-Zeiten - problemlos im Home-Office bzw. von sonst wo remote auf die Akte Zugriff hat.

Die analoge Akte hat nach wie vor den Vorteil, dass man mal eben schnell eine Notiz oder einen Kurzvermerk irgendwo hinschreiben kann. Wenn der Mandant eine Rückfrage zu einem Schreiben hat, schreibt man die Telefonnotiz halt schnell in Stichworten auf das Schreiben und muss keinen Telefonvermerk dazu machen. Wobei das sicher nur eine Frage der Gewöhnung ist.

Dem wirklichen elektronischen Rechtsverkehr steht momentan noch das völlig verkorkste beA entgegen. Mal geht es, mal nicht. Man braucht also immer ein "Backup" und so ist es meist bequemer / schneller gleich auf das gute alte Fax zurückzugreifen. Das erfordert dann natürlich doppelte Arbeit, wenn man eine echte E-Akte führen will. 

Außerdem muss man eine Frage ganz klar festlegen: Welche Akte "führt"? Die analoge oder die elektronische?

Bei der reinen E-Akte ist dann ein gewisser Nachteil, dass man nicht mal eben ein Dokument übergeben kann (z.B. bei Gericht - selbst erlebt bei der Gegenseite: Gericht: "Könnten Sie mir das Urteil mal geben?" Anwalt: "Ähm, ja, theoretisch schon, aber jetzt hier...")

[Jellinek]

Einige Vorteile der Papierakte sind ja genannt, ein weiterer: Es gibt kein Aufbewahrungsproblem für Akten. Im öffentlichen Dienst sind einige Akten ewig aufzubewahren. Bislang gibt es dafür keine Lösung bei der E-Akte.

[Gast]

Einige Vorteile der Papierakte sind ja genannt, ein weiterer: Es gibt kein Aufbewahrungsproblem für Akten. Im öffentlichen Dienst sind einige Akten ewig aufzubewahren. Bislang gibt es dafür keine Lösung bei der E-Akte.

Das ist mit eAkte doch viel einfacher?

[Dast]

Hat jemand Erfahrung mit der EAkte in der Justiz? Taugt die was?

[Rechtsanwalt]

Einige Vorteile der Papierakte sind ja genannt, ein weiterer: Es gibt kein Aufbewahrungsproblem für Akten. Im öffentlichen Dienst sind einige Akten ewig aufzubewahren. Bislang gibt es dafür keine Lösung bei der E-Akte.

Guter Aspekt. Daraus folgt aber zugleich ein anderes Problem: (teilweise) Löschung.

Unter Datenschutzaspekten dürfen nicht einfach alle personenbezogenen Daten ewig aufbewahrt werden. Bei der Papierakte kann man die entsprechend zu löschenden Daten im Zweifel einfach schwärzen.

Bei der E-Akte geht das so nicht, denn es werden ja Backups erstellt. Wenn der Mandant in X Jahren einen Anspruch auf Löschung einzelner Daten hat, ist es bisher nicht sauber möglich, diese Daten auch in die Historie (d.h. in den Backups) zu löschen. Das ist technisch noch nicht gelöst.

[check]

Einige Vorteile der Papierakte sind ja genannt, ein weiterer: Es gibt kein Aufbewahrungsproblem für Akten. Im öffentlichen Dienst sind einige Akten ewig aufzubewahren. Bislang gibt es dafür keine Lösung bei der E-Akte.

Guter Aspekt. Daraus folgt aber zugleich ein anderes Problem: (teilweise) Löschung.

Unter Datenschutzaspekten dürfen nicht einfach alle personenbezogenen Daten ewig aufbewahrt werden. Bei der Papierakte kann man die entsprechend zu löschenden Daten im Zweifel einfach schwärzen.

Bei der E-Akte geht das so nicht, denn es werden ja Backups erstellt. Wenn der Mandant in X Jahren einen Anspruch auf Löschung einzelner Daten hat, ist es bisher nicht sauber möglich, diese Daten auch in die Historie (d.h. in den Backups) zu löschen. Das ist technisch noch nicht gelöst.

aber die backups werden den entsprechenden Originaldatein doch regelmäßig angepasst und syncronisiert.

Ich kann ja auch digital schwärzen. ist btw. zehnmal effektiver und verhindert ein gegen das licht halten der geschwärzten blätter

[Radfahrer2211]

Ein weiterer Vorteil der E-Akte: Sollte es einmal eine Schaden in den Kanzleiräumen geben (Wasserschaden, Brand, etc.) hat man evtl. das Pech, dass die Akten nicht mehr rechtzeitig in Sicherheit gebracht werden können. Natürlich ist das (glücklicherweise) eher selten der Fall, aber im Fall der Fälle wären E-Akten geschützt. 

Mit einem Dokumentenmanagementsystem können alle Dokumente und E-Mails an einem Ort verwaltet werden. Somit kann von überall aus auf die Akten zugegriffen werden. Durch Schlagworte und Tags kann man die gesuchten Dokumente schnell finden. Auch E-Mails lassen sich in nur kurzer Zeit zu den entsprechenden Akten zuordnen. Außerdem lassen sich auch individuelle Notizen und Infos mit bestimmten Akteninhalten verknüpfen. 

Datenschutz muss man natürlich ständig im Blick haben aber wie schon gesagt wurde, schwärzen ist auch digital möglich. 

[GastHE]

Wobei das digitale schwärzen natürlich auch umstritten ist. Der Normalo kann das vielleicht nicht so leicht rückgängig machen. Jemand der sich technisch besser auskennt, wird die Datei wahrscheinlich entsprechend zurück bearbeiten können. 

Dennoch denke ich die E-Akte ist der einzig gangbare Weg.

Derzeit bleibt man aber noch gezwungen, Originale entsprechend aufzubewahren, wenn es auf deren Echtheit / Schriftform ankommt.